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郑州招商活动的策划

 

1.1 活动的策划

    招商活动是商业物业管理通过会议、活动等方式介绍推广项目自身的投资经营环境、发展规划、配套条件和租金及其优惠政策等相关信息,以达到对外宣传,扩大影响,吸引商户的一系列活动。招商活动,特别是招商会,是商业物业管理商在招商工作中常见的重要手段。

招商活动可分为直接招商活动和间接招商活动。直接招商活动主题明确,方法直接,重点突出,参加人员集中,直接将招商的信息传达出去,如招商说明会。间接招商活动往往利用一些展销会、品牌连锁加盟会、采购会、商业论坛等活动,将招商的内容隐含在其中,间接将招商信息传达出去。一般对于大型商业项目,两种活动同时并用的效果更佳。

1. 策划的主要内容

招商活动的方案策划是对整个活动进行创意、组织和预计等工作内容的安排过程。在策划过程中,必须完成以下五个方面的主要工作。

① 活动的主题和规模。

② 活动的主办单位、时间、会场和场所的安排。

③ 活动的形式、时间、会场或场所的安排。

④ 参加活动的对象、客人及媒体的邀请。

⑤ 活动的经费预算与预期效果。

2. 策划的要求

在进行招商活动策划中的过程中,要注意以下四个方面的要求。

① 活动的主题很明确。

② 活动的形式要有新意。

③ 活动规模合理。

④ 活动的组织要严密。

3. 组织分工的原则

组织一场招商活动,特别是规模较大的活动,组织分工是否严密、得当极其重要。合理有效的组织分工能保证活动方案完整准确地落实。

活动组织分工应遵循以下原则。

⑴ 责权明确的原则

各个层面工作人员的权利和责任要具体明确,特别是总负责人和部门负责人更要明确。

⑵ 统一指挥与团结协作的原则

整个活动一定要统筹安排,团结协作。

⑶ 分工细化的原则

吸取相关经验教训,把各种工作提前细化安排。

⑷ 熟悉活动原则

对参与活动的所以人员,要安排必要的培训工作,让所有的参与人员了解活动的中心内容和必要的专业知识,了解活动所在地的概要情况和风俗习惯,了解公关和接待方面的基本常识,掌握各自的职能和对突发事件的处理程序、准则等。 

4. 招商活动的预热

为了达到最佳的效果,可以通过不同的传播媒体提前对招商活动进行信息发布和宣传,以吸引更多的目标客户参加招商活动。

信息发布首先应事先统一策划,统一宣传口径。对传播媒体需做适当的选择。既要考虑面对的对象,又要注意宣传的时效性,同时也要兼顾支出的合理性。

5. 贵宾和重要商户的邀请

合适的贵宾参加活动,会提高活动的层次,增强商户进驻经营的信心,可以收到理想的招商效果。

一般的会议和活动,贵宾邀请对象可以包括:当地政要,上一级主管的政府官员;本地、本行业的知名人士;当地的工商界领袖,已有进驻的主力店负责人,正在策划进驻的负责人以及有可能进驻的主力店群的相关负责人;当地有影响的新闻媒体记者和与本单位有密切来往的社会名流等。

贵宾邀请要有目的、有选择、不能只求数量,不顾现实情况。邀请贵宾要有比较郑重的邀请函,重要的贵宾一定要主办单位的领导人亲自或专门派人送达,以表诚意。对发出的邀请函一定要在活动前几天用电话等方式落实。如有可能,应在发邀请函附上活动或会议的宣传资料和招商资料。

如果是大型专业市场的招商活动,则可以更多地直接邀请其他同类专业市场重点商户参加招商活动,这种做法可以借助重点商户的影响力扩大招商活动的影响,达到事半功倍的效果。

 

2.2 活动的实施

1. 活动场所的安排

一般情况下,在本地组织的各类招商活动中,特别是大型活动,活动场所在选择上一定要考虑能展示本地水平和特色以及安全性等因素;而在异地组织活动则要顾及当地的约定俗成的习惯。

会场布置可委托当地礼仪公司完成,也可以委托酒店的相关部门完成。主要的工作环节包括:主席台、贵宾席、接待处的布置;横幅、标语摆放、投影仪、照明、音响的调成;记者接待、贵宾休息的安排等。场外要布置拱形门、彩带、标语、气球、花蓝等。

2. 招商活动资料

招商活动的资料大致有三种。

⑴ 主要资料

包括主要领导讲话稿、主题发言稿、招商手册、市场调查简要、新闻发布稿及相关资料。

⑵ 辅助材料

包括开幕词、闭幕词、贺词、贺电。

⑶ 会务资料

包括会议议程表、领导小组名单、贵宾名单及席位安排、接待安排、会议须知等。

3. 活动程序

招商活动的程序应该在事前详细策划和安排。对整个活动过程要抓住纲要,突出主题,合理有序,丰富多彩。直接性的招商活动要安排丰富翔实的内容,紧扣主题。

对于程序的内容,可以根据不同的情况进行策划,一般情况下不能忽略以下环节。

① 介绍主要客人和主要参会单位,并表示谢意。

② 说明活动组织或会议召开的背景和意图。

③ 说明活动程序和会议议题及发言程序。

④ 整个活动的时间合理性控制。

另外,招商活动的主持人作为活动的核心,应在整个活动中充分发挥其作用,使招商活动生动、活泼、紧凑,完成预定的目标。因此,主持人应具有较强的语言表达能力、组织驾奴能力、良好的修养和礼仪知识,同时还应对招商工作以及项目情况有足够的了解。

4. 参观项目和城市核心商业区

参观项目和城市核心商业区都是招商活动的重要环节。

参观安排中,主要有以下几个方面值得注意。

① 对商业物业管理拟进行管理的所在区域和场所的参观。

② 对当地市区商业建设情况已经已建成的相关市场的参观。

③ 落实参观项目要在事前与相关部门联络沟通,把参观的人员、路线、时间、参观的主要内容被参观单位介绍清楚。同时落实接待人、接待场所、介绍的内容和特殊要求等。

④ 安排组织好车辆,确定交通路线。特别是大型招商活动,要请当地的交通管理部门共同组织管理,以保证客人的安全。

⑤ 妥善安排时间。既不要把时间安排的过紧,让客人疲于奔命,看不到想看的内容。了解不到想了解的情况,也不能太过随便,引不起客人的兴趣,或者是让客人扫兴而归。

5. 宣传工作

组织招商活动的目的就是扩大项目的社会影响,吸引各类客户的眼球,因此要充分利用新闻工具强化宣传效果。在条件允许的情况下,可以单独组织召开记者招待会或发布会。大型招商活动在1~2个月前通过的形式向社会公开。

6. 接待细节

活动的接待工作应注意以下几个方面的细节。

① 对工作人员进行培训,使其了解本次接待工作的重点、特殊要求、接待礼仪,本人形象以及如何为客人服务。

② 准备好接待场所。一般的会议往往似乎在会场的门口或酒店设签到处,摆好签到桌。签到处要宽敞明亮,标志明显,对集中来的客人有足够的接待空间。

③ 准备好签到薄、会议材料、胸卡等物品。

④ 准备好活动或会议的座次。

⑤ 就会议组织者和主要负责人会见要事前反复沟通,确定人员、时间、地点等。

① 对于较多的贵宾,一定要安排好会见的时间、地点、程序、人员。

7. 安保工作 

因招商工作涉及面广,社会影响大,很多场合特别是大型的招商活动或重要会议,有外商、重要的领导人、社会名流等参加,安全保卫工作不容忽视。

对于人数较多、级次较高、规模较大的招商活动,应组织专门的安保人员,最好是安排或委托公安保卫部门负责,组织单位积极配合。对于小规模的活动也要布置专人设防,特别要照顾重点人员和重点部位,切不可大意。

8. 车辆安排

在个类招商活动中,车辆安排都要注意到以下几点。

① 重点工作和重点人一定要保证专车专用。

② 会议组织者随时要有机动车辆。

③ 安排参观和浏览的车辆,当人数较多时,要有备用方案,当发生特殊情况时应急补救。

④ 为会议服务的车辆要认真验车,排除事故。

2.3 应急措施

在组织各类招商活动时,不能忽视以外事件的防范和应对。如果出现以意外事件,组织者要沉者应对,而此时应把保护与会人员特别是贵宾和外宾的人身安全作为首要任务。

2.4 招商跟进

招商活动结束后,后续工作就要抓紧进行。

招商活动的后续工作就是要求招商人员对所有与会的潜在客户进行分析及跟进。跟进的工作分三个层次进行。

① 对已有很大进展,并在活动中得到进一步促进的客户,要全力跟进,促成其进展。

② 对已发现有进驻意向的商户,要立即建立热线联系,联络感情介绍情况,提供条件、增强信任,并适时组织回访或提出邀请,进一步激发其进驻欲望。

③ 对于暂时还没有表示出进驻意向的其他参会人员,也要表示热情和真诚。活动结束后不久,就要通过定期或不定期的通话、通信或登门拜访,保持联络使其成为招商工作的义务宣传员和项目的储备客户。